Website Desa untuk Pelayanan Publik dan Manajemen Informasi Desa

Pelayanan Publik, Penyelenggaraan Fungsi-fungsi dari Tingkat Pusat hingga Desa

Pelayanan publik adalah amanat untuk setiap fungsi pemerintahan di negara ini, bahkan hinga ke tingkat desa. UUD 1945 hingga seluruh peraturan turunannya merupakan aturan untuk menegaskan kewajiban negara dalam melayani setiap warga negara dan penduduk dalam pemenuhan hak dan kebutuhan dasar dalam kerangka pelayanan publik. Pelayanan publik adalah tanggung jawab pemerintah, baik pusat maupun daerah. Pada era desentralisasi dan semakin kuatnya demokrasi saat ini maka tuntutan akan tanggung jawab pelayanan publik itu juga semakin kuat dan mengemuka.

Ruang lingkup pelayanan publik paling tidak mencakup dua hal, yakni pelayanan atas barang publik dan jasa publik, serta pelayanan administratif. Pelayanan publik di aranah administratif ini meliputi banyak hal, seperti pendidikan, pengajaran, pekerjaan dan usaha, tempat tinggal, komunikasi dan informasi, lingkungan hidup, kesehatan, jaminan sosial, energi, perbankan, perhubungan, sumber daya alam, dan pariwisata. Dalam seluruh fungsinya, pelayanan publik kemudian wajib memenuhi standard pelayanan sebagai bentuk fungsi layanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur. Standard pelayanan ini menjadi tolok ukur yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan. Begitu pentingnya fungsi pelayanan publik ini, penilaian terhadap kualitas pelayanan ini menjadi kewajiban dan janji penyelenggara, yakni pemerintah, kepada masyarakat.

Semua hal di atas telah ada dan diatur dalam perangkat peraturan hukum di Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik telah secara utuh menerakan konsep dan prinsip di atas untuk diterapkan dalam penyelenggaraan pemerintahan dari pusat hingga ke daerah. Ketika kita menghubungkan fungsi layanan publik ini dengan SID, diskusi akan terkait dengan hal-hal yang diatur dalam beberapa perundang-undangan lainnya, seperti Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. SID dengan fungsi olah data dan informasi berbasis komputer semakin mendekatkan desa pada ranah layanan data dan informasi publik dan elektronik, baik dalam bentuknya yang offline maupun online.

Pemerintahan desa sebagai sebuah badan publik tentu saja wajib memenuhi amanat dalam undang-undang kenegaraan. Dengan disahkannya Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa, pemerintahan desa semakin memiliki posisi dan peran yang strategis dan penting dalam perencanaan kebijakan publik dan pengambilan keputusan. Dengan dukungan SID, pemerintah desa diharapkan juga mampu menjadi pemerintahan yang efektif, efisien, terbuka, dan bertanggung jawab.

.

Mempersiapkan Fungsi Pelayanan Publik di Tingkat Desa

Sejak sebuah desa disepakati berdiri, pelayanan publik pasti sudah otomatis berjalan dalam tubuh pemerintahannya. Namun, dalam kerangka pelayanan publik yang sesuai dengan aturan perundang-undangan, ada beberapa prinsip yang harus dipenuhi oleh sebuah lembaga pemerintahan, seperti pemerintah desa, dalam penyelenggaraan pelayanan publik. Pertama, menyusun dan menetapkan standard pelayanan. Kedua, menyusun, menetapkan, dan mempublikasiakn maklumat pelayanan publik. Ketiga, menempatkan pelaksana yang kompeten. Keempat, menyediakan sarana, prasarana, dan fasilitas pelayanan publik yang mendukung terciptanya iklim pelayanan yang memadai.

Dengan fungsi-fungsi yang dimiliki oleh aplikasi SID saat ini, jenis pelayanan publik seperti apa sajakah yang bisa diselenggarakan? Merujuk pada jenis pelayanan publik yang diatur dalam undang-undang, paling tidak, SID potensial digunakan untuk mendukung peran-peran sebagai berikut:
1. Pelaksanaan pelayanan: olah data dan dokumen dengan aplikasi SID lokal (offline)
2. Pengelolaan pengaduan masyarakat: formulir online di website desa, SMS gateway pada SID online, media komunitas (misal: radio komunitas, kotak surat pengaduan)

3. Pengelolaan informasi: website desa, terhubung dengan media komunitas setempat
4. Pengawasan internal: olah data dan dokumen dengan aplikasi SID lokal (offline)
5. Penyuluhan kepada masyarakat: website desa, terhubung dengan media komunitas setempat
6. Pelayanan konsultasi: olah data dan dokumen dengan aplikasi SID lokal (offline)

.

Jadi, pengelolaan informasi merupakan salah satu bentuk pelayanan publik yang harus diselenggarakan oleh pemerintah desa, selain pelayanan administratif seperti urusan surat dan dokumen. Urusan pengelolaan informasi ini pun harus bisa dikelola dua arah, antara pemerintah desa dengan masyarakat, misalnya dalam hal penyelenggaraan pengelolaan pengaduan masyarakat. Pengelolaan informasi seperti apa yang bisa dan harus dikelola oleh pemerintah desa dapat dipahami dengan merujuk undang-undang yang mengatur tentang informasi publik. Merujuk pada aturan tentang informasi publik, pemerintahan desa perlu tanggap dan menyiapkan pengelolaannya dengan dukungan SID. Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik mengatur tiga jenis informasi publik yang wajib dikelola oleh sebuah badan publik, termasuk oleh pemerintah desa. Ketiga jenis informasi publik itu meliputi:

.

I. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala

1. Informasi yang berkaitan dengan pemerintah desa
2. informasi mengenai kegiatan dan kinerja pemerintah desa
3. informasi mengenai laporan keuangan
4. informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan

II. Informasi yang wajib diumumkan secara serta-merta
1. Pemerintah desa wajib mengumumkan secara serta-merta suatu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum
2. informasi tersebut wajib disampaikan dengan cara yang mudah dijangkau oleh masyarakat dan dalam bahasa yang mudah dipahami

III. Informasi yang wajib tersedia setiap saat
1. daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah penguasaan pemerintah desa
2. hasil keputusan pemerintah desa dan pertimbangannya
3. seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya
4. rencana kerja proyek, termasuk di dalamnya perkiraan pengeluaran tahunan pemerintah desa
5. perjanjian pemerintah desa dengan pihak ketiga
6. informasi dan kebijakan yang disampaikan pejabat desa dalam pertemuan yang terbuka untuk umum
7. prosedur pelayanan kerja pegawai pemerintah desa yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat
8. laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

Penyelenggaraan Fungsi Pelayanan Publik melalui Website Desa

Sebagai sebuah media publik, website desa membutuhkan tim pengelola. Media ini bisa dikeloal secara kolaboratif antara pemerintah desa dengan pegiat lembaga kemasyarakatan di tingkat desa. SID pada dasarnya dibangun dengan memberikan ruang kolaborasi sesuai dengan fungsi dan kewenangan dalam pengelolaan data dan informasi. Ada tiga tingkat pengguna dalam SID yang menggambarkan kewenangan pengelolaan data dan informasi publik di tingkat desa, dan penyelenggaraan layanan publiknya kepada masyarakat. Ketiga tingkat pengguna (user) dalam SID tersebut mencakup:

.

Administrator: dengan akses dan kewenangan penuh dalam olah data dan informasi di SID
1. Staf pemerintah desa (direkomendasikan ditetapkan dengan Surat Keputusan Kepala Desa sebagai Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi/PPID)

Operator: dengan akses dan kewenangan terbatas dalam olah data dan informasi di SID
1. Staf pemerintah desa
2. Relawan desa (pegiat karang taruna, tim siaga desa, PKK, dan sebagainya)

Redaksi: dengan akses dan kewenangan hanya pada olah informasi untuk website desa (sebagai tim media desa)
1. Staf pemerintah desa
2. Relawan desa (pegiat karang taruna, tim siaga desa, PKK, dan sebagainya)
3. Mahasiswa/pelajar setempat
4. Mahasiswa Kuliah Kerja Nyata (KKN)/pelajar SMA-SMK praktik kerja lapangan (PKL)

.

Website desa dibangun dengan tujuan sebagai media informasi resmi tentang desa, yang dibangun dan dikelola oleh tim desa setempat. SID ketika aktif di sistem online bisa otomatis menjadi website desa. Secara teknis, website desa ini telah dirancang memiliki peta situs yang bisa memuat fungsi-fungsi olah data dan informasi yang berguna untuk menunjang aspek pelayanan publik di tingkat desa. Beragam data dan informasi yang bersifat publik akan sangat terbuka dan mudah dikelola dalam website desa yang berbasis SID ini. Isi website ini kemudian diharapkan bisa diakses dan dimanfaatkan oleh publik luas sebagai sasaran. Tidak hanya penduduk desa setempat yang bisa mengakses website desa yang menjadi target, tetapi juga masyarakat umum, pemerintah, swasta, akademisi, dan badan/lembaga publik lainnya yang memiliki kepentingan dengan desa setempat. Publikasi atas layanan informasi publik yang terbuka ini nanti bisa didukung dengan penggunaan media jejaring sosial yang tepat dan optimal, seperti facebook, twitter, Google+, YouTube, dan sebagainya.